Основные принципы работы с документом «Табель учета рабочего времени» в 1С Зарплата и Управление Персоналом 8.
Учет рабочего времени в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом 8 может осуществляться двумя методами:
- метод «отклонений», при котором отработанное время определяется на основании данных графика работы и зарегистрированных отклонений от графика (неявок и сверхурочной работы);
- метод «сплошной регистрации», при котором наряду с регистрацией документов-отклонений ведется регистрация фактически использованного времени.
При приеме сотрудника на работу в приказе ему обязательно назначается график работы — им определяется плановое рабочее время сотрудника. При кадровом перемещении сотрудника график тоже обязательно указывается: он либо остается прежним, либо изменяется. Поэтому в документах «Прием на работу» и «Кадровое перемещение» реквизит «График работы» является обязательным. Графики работы предприятия предварительно описываются в справочнике «Графики работы».
Учет отработанного времени в программе ведется на основании действующего графика сотрудника, а также на основании отклонений от графика, которые вводятся документами-отклонениями:
- Начисление по больничному листу;
- Начисление отпуска;
- Невыходы;
- Оплата по среднему заработку;
- Регистрация простоев;
- Отпуск по уходу за ребенком.
Помимо общего графика, сотруднику может быть введен индивидуальный график работы на месяц. В этом случае плановое время для сотрудника за этот месяц будет определяться не по графику работы предприятия, присвоенному ему кадровыми документами, а по индивидуальному графику, введенному с помощью документа »Ввод индивидуальных графиков работы организации» (меню «Расчеты зарплаты по организациям» — «Ввод индивидуальных графиков работы»).
Когда табель заполнять НЕ НАДО.
- Если все работники организации работают по графику пятидневной рабочей недели;
- Если на предприятии используется несколько графиков рабочего времени, все они цикличные, и нет случаев отклонений от графика (именно отклонений, являющихся НОРМОЙ рабочего времени, т.е. отпуска, отгулы, больничные и прочие невыходы тут не имеются в виду).
Когда необходимо заполнять табель учета рабочего времени.
- Если на предприятии используются сложные графики работы, не поддающиеся цикличному описанию в справочнике «Графики работы»:
- Если на предприятии распространена практика обмена сменами между работниками, работающими по сменным графикам:
- Если на предприятии используется вахтовый метод работы и т.д.
Порядок работы с документом «Табель учета рабочего времени».
Чтобы открыть список документов «Табель учета рабочего времени», нужно выбрать пункт меню «Расчет зарплаты по организациям» -> «Ввод табелей учета рабочего времени», или на закладке «Расчет зарплаты» Рабочего стола пользователя щелкнуть на ссылку «Табель учета рабочего времени».
В открывшемся списке при помощи стандартной кнопки «Добавить» добавляем новый документ.
Открывается форма нового документа. В ней необходимо выбрать организацию, по которой вводится табель. Если табель вводится не по всей организации, а по одному из ее подразделений — заполняем реквизит «Подразделение». Если по всей организации — оставляем его пустым.
Выбираем месяц, за который вводится табель.
Выбираем период, за который заполняется табель: весь месяц, первая половина месяца или вторая половина месяца.
Табель можно заполнять в двух режимах: подробно, по дням периода, или сводно, вводя отработанное время. Для этого необходимо установить переключатель «Способ ввода времени» в желаемое положение.
После этого нажимаем на кнопку «Заполнить», и табличная часть «Сотрудники» автоматически заполняется списком сотрудников организации (или ее подразделения, по которому вводится табель) с учетом графика работы сотрудника, а также введенных документов-отклонений, вытесняющих часы по графику.
Если табличная часть осталась незаполненной или заполнились данные не по всем сотрудникам — проверьте заполнение графиков сотрудников на текущий год.
Как видим, табличная часть документа заполнилась автоматически с учетом введенных ранее невыходов.
Продолжение рассказа о работе с табелем учета рабочего времени в 1С ЗУП читайте в следующей статье.