Сервисные возможности и настройки стандартных бухгалтерских отчетов в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0. Часть 1.

Каждый бухгалтер, работающий с 1С Бухгалтерия, ежедневно использует в своей текущей работе стандартные отчеты для проверки и анализа введенных в базу данных — оборотно-сальдовую ведомость, анализ счета, карточку счета… Однако далеко не все знакомы со всеми возможностями формирования этих отчетов.

Стандартные отчеты в 1С Бухгалтерия 8 имеют широкие возможности настройки, и умелый пользователь, применяя различные способы группировки, сортировки, отбора данных, используя дополнительные показатели, получит замечательный инструмент для анализа в одном отчете.

В этой статье я постараюсь максимально раскрыть возможности настройки стандартных отчетов.

Вызов отчета, панели отчета.

Доступ к стандартным бухгалтерским отчетам возможен из каждого раздела в интерфейсе редакции 3.0: группа «Стандартные отчеты» обязательно присутствует в панели действий.

Щелчком по ссылке открываем нужный нам отчет.

В моем примере это будет оборотно-сальдовая ведомость по счету.

По умолчанию отчет открывается не сформированный. В верхней части отчета расположена панель для быстрого отбора — по организации, периоду, счету.

Ниже этой панели находится командная панель с кнопками, вызывающими формирование отчета, вывод его на печать. Слева расположена панель основных настроек с двумя страницами — «Основные настройки» и «Дополнительные настройки».

По умолчанию отчет открывается с заполненными отборами быстрых настроек. Отборы заполнены значениями, которые использовались при формировании отчета в прошлый раз.

Настройки быстрого отбора

При настройке периода сначала следует выбрать тип периода в реквизите «Период». Для выбора доступны следующие виды периодов:

После выбора вида периода окошко, в котором выбирается собственно сам период, преображается в соответствии с выбранным видом: если выбран день — то по кнопке выбора открывается календарь, если месяц — для выбора доступен список месяцев, квартал — список кварталов и т.д.

При выборе счета можно не щелкать на кнопку выбора и искать счет в плане счетов, а набрать код счета с клавиатуры, и программа предложит для выбора перечень счетов, соответствующих набранному коду. Гораздо проще выбрать счет из предложенного списка.

Отчет формировать можно как по счету, являющемуся группой, так и по субсчету.

В первом случае отчет будет сформирован по всем субсчетам счета-группы.

По умолчанию реквизит «Организация» заполнен организацией, установленной в настройках пользователя. Если этот реквизит очистить (одновременным нажатием на клавиши Shift и F4), то отчет можно сформировать в целом по всем организациям базы.

Возможность сохранения регистров бухгалтерского учета.

Кнопки «Сформировать» и «Печать» в командной панели, я думаю, в комментариях не нуждаются. Зато следующая кнопка, добавленная в редакции 3.0, заслуживает нашего внимания.

В соответствии с требованиями Федерального закона 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» сформированные регистры бухгалтерского учета (стандартные отчеты, справки-расчеты, регистры бухгалтерского учета субъектов малого предпринимательства) могут быть подписаны электронной подписью и сохранены в архиве.

В программе 1С Бухгалтерия 8 эти требования реализованы при помощи регистра »Архив регистров учета».

Кнопка «Регистр учета» открывает следующее меню:

Пункт «Сохранить» позволяет сохранить сформированный отчет в формате pdf в регистр «Архив регистров учета». Отчет сохраняется на текущий момент времени (время сохранения указывается при записи).

Сохранить отчет можно с электронно-цифровой подписью — для этого предназначен следующий пункт меню «Сохранить и подписать ЭЦП». Для этого в настройках программы должно быть подключено использование электронно-цифровой подписи.

Пункт «Открыть архив» позволяет открыть архив регистров учета:

Кнопкой «Изменить текущий элемент» (с зеленым карандашиком) можно открыть форму записи регистра:

Если регистр не подписан — можно подписать его электронно-цифровой подписью на этом этапе. Для этого предназначена кнопка «Подписать ЭЦП».

Кнопкой «Сохранить файл с ЭЦП» можно сохранить подписанный файл в любой каталог или на флэшку в формате pdf.

Функция быстрого подсчета суммы.

В процессе анализа учетных данных и подготовки отчетности часто возникает необходимость получить сумму по отдельным показателям отчета, например сумму остатка по определенным номенклатурным позициям, или сумму затрат по выбранным статьям затрат. Суммовые или количественные показатели, сумму которых требуется получить, выбираются в отчете с помощью мыши и клавиш <Ctrl> и <Shift> на клавиатуре. Клавиша <Ctrl> позволяет добавить отдельную ячейку к диапазону суммирования. Клавиша <Shift> добавляет диапазон от последней выделенной ячейки до текущей.

Выделенные ячейки подсвечиваются серо-голубым цветом.

Сумма выделенных ячеек отображается в поле «Сумма» (математический знак суммы).